El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor en de mayo de 2016, sin embargo no será de aplicación hasta el 25 de mayo de 2018.

Con carácter general, el objeto de la Ley está regulado en los artículos 1 y 2.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que expresamente establecen:

Artículo 1. Objeto: La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

Artículo 2. Ámbito de aplicación: La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado.

La Ley no será de aplicación a:

• A los datos de personas jurídicas.
• A los datos de las personas ya fallecidas.
• A los datos de empresarios individuales, cuando hagan referencia a ellos en su calidad de comerciantes, industriales o navieros.

Ésto quiere decir que si una empresa, entidad o autónomo, únicamente tratase datos de los tipos anteriores no estaría obligado a aplicar las obligaciones contempladas en la Ley. Si tratasen datos por ejemplo de clientes particulares, si deberían cumplir con las obligaciones legales en relación a dichos datos.

Los autónomos en el ejercicio de su actividad, al igual que cualquier otra empresa o entidad, que traten datos de carácter personal están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Por ejemplo, si un particular realiza una compra en un comercio o recibe un servicio de una empresa, dicha empresa tendrá conocimiento de información personal suya, como puede ser su nombre, dni, teléfono, email, etc. En este caso, la empresa debe asegurarle que tratará esos datos de manera confidencial y no los utilizará sin su consentimiento.

El autónomo o empresario individual, debe garantizar igualmente esta protección a sus propios clientes.

Por ejemplo, si un autónomo tuviese como clientes a empresas, a empresarios individuales, y a particulares, debería cumplir la Ley en lo referente a los datos de los particulares puesto que el resto quedarían excluidos. (RD 1720/2007, Art. 2)

En efecto, la inscripción de los ficheros se puede realizar de manera totalmente gratuita a través de la web de la Agencia General de Protección de Datos. Sin embargo, para cumplir la Ley no vale únicamente con inscribir los ficheros.

Además de inscribir los ficheros, la Ley exige cumplir otros requisitos como son:

• Elaboración de un Documento de Seguridad
• Realización de Auditorías al menos cada 2 años, según el nivel
• Llevar un Registro de Incidencias
• Llevar un Registro de Peticiones ARCO
• Llevar un Registro de Entradas y Salidas
• Llevar un Registro de Copias de Seguridad
• Garantizar la protección de datos tanto en nuestra empresa como en las empresas externas que puedan tener acceso a los ficheros de la misma

Todos lo anterior también puede usted realizarlo de forma gratuita.

En Leyprodatos.es somos conscientes de que no todas las empresas disponen de los recursos y tiempo necesarios para realizarlos, es por ello que ofrecemos nuestros servicios.

La LOPD prevee la posibilidad de aplicar sanciones, que pueden variar desde los 600€ hasta los 600.000€, a quienes no cumplan con la Ley. Estas sanciones se dividen en tres categorías dependiendo del tipo de falta cometida. Algunos ejemplos de sanciones son los siguientes:

Infracciones leves - Sanciones desde 900€ hasta 40.000€

• No solicitar la inscripción del fichero de datos de carácter personal en el Registro General de Protección de Datos
• Recopilar datos personales sin informar previamente
• Transmisión de datos a un encargado de tratamiento sin haber regulado correctamente la relación con éste.

Infracciones graves - Sanciones desde 40.001€ hasta 300.000€

• Tratar datos de carácter personal sin el consentiemiento de los afectados.
• La vulneración del deber de secreto.
• Impedir o dificultar a los afectados que ejerzan sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• Mantener los ficheros sin las debidas condiciones de seguridad.

Infracciones muy graves - Sanciones desde 300.001€ hasta 600.000€

• Recogida de datos de manera engañosa o fraudulenta
• La comunicación o cesión de datos cuando ésta no esté permitida
• No atender de forma sistemática los requerimientos de la AEPD
• La transferencia temporal o definitiva de datos de carácter personal con destino a países sin nivel de protección equiparable o sin autorización

 

Si bien las cantidades anteriores pueden resultar cuantiosas, el RGPD prevé sanciones mucho mayores, pudiendo llegar a 20.000.000€ o al 4% de volumen de negocio de la empresa.

La cuantía de las sanciones se calculará teniendo en consideración factores como la naturaleza de los derechos personales afectados, el grado de intencionalidad, los beneficios obtenidos, los daños y perjuicios causados a las personas interesadas y a terceras personas, así como otras circunstancias que se consideren relevantes en cada caso.

 

En www.leyprodatos.es, no sólo podrá registrar los ficheros en la AGPD, sino que además tendrá a su disposición muchas otras funciones como son:

• Asistente de evaluación del cumplimiento de la LOPD
• Asistente para la creación y notificación de ficheros
• Elaboración del Documento de Seguridad
• Elaboración de la documentación legal necesaria (cláusulas, contratos, ...)
• Gestión online de Incidencias
• Gestión online de peticiones ARCO
• Gestión online de Entradas y Salidas
• Gestión online de Copias de Seguridad
• Guía de recomendaciones técnicas

Podrá realizar la adaptación en un tiempo mínimo, y todo ello desde la comodidad de su hogar u oficina, y al mejor precio del mercado.

El concepto de fichero está descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como 'todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso'.

En consecuencia, Vd. debe inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, el administrador o gerente de la empresa.

A partir de la entrada en aplicación del RGPD, el 25 de mayo de 2018, no será necesario realizar la inscripción de ficheros, si bien estos seguirán existiendo en su organización como conjunto organizado de datos.

El soporte papel (como son los listados o las fichas) entra dentro de la definición de soportes físicos en general.

Los ficheros manuales (no automatizados), creados con posterioridad a la fecha de entrada en vigor de la LOPD (14 de enero de 2000), deberán ser notificados para su inscripción en el registro de la AGPD. Sin embargo, los ficheros manuales que ya existieran antes de la entrada en vigor de la LOPD, no será obligatoria la notificación para su inscripción hasta octubre de 2007, de conformidad con lo establecido en el último párrafo de la Disposición Adicional Primera.

A partir de la entrada en aplicación del RGPD, el 25 de mayo de 2018, no será necesario realizar la inscripción de ficheros.

De acuerdo con la definición de tratamiento de datos prevista en el artículo 3 c) de la LOPD, hacer referencia en una pagina web a una persona e identificarla por su nombre o por otros medios, como su número de teléfono o información relativa a sus condiciones de trabajo y a sus aficiones, constituye un tratamiento de datos de carácter personal, siendo necesario cumplir las previsiones establecidas en la Ley.

Lo que acaba de indicarse ha sido ratificado, en cuanto a la existencia de un tratamiento de datos de carácter personal por la Sentencia del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, de 6 de noviembre de 2003 (CASO LINDQVIST).